Интервью по компетенциям: как работать с ограничениями и упростить процедуру

Как и любой метод оценки, интервью по компетенциям (CBI) обладает определенными особенностями, которые могут выступать в качестве ограничений для специалистов, применяющих эту методологию. Основным препятствием для использования этого вида интервью является длительное время, затрачиваемое как на проведение интервью, так и на обработку собранной информации. Зачастую менеджеры не готовы выделить несколько часов на прояснение компетенций с кандидатом. Что и говорить, и у HR не всегда есть такая возможность.

Среди других особенностей CBI, затрудняющих его проведение, отсутствие модели компетенций в компании (а также ее сложность или неактуальность), необходимость обучения и тренировки интервьюеров для обеспечения высокого качества проведения интервью, сопротивление кандидатов, возникающее в связи с большим количеством уточняющих вопросов, а также трудности в обосновании оценки по итогам интервью внутреннему заказчику.

Источник сомнений

На практике подавляющее большинство интервьюеров сталкивается с непростыми ситуациями, вызывающими их неуверенность в правильности и справедливости выставленных оценок. Например, в ходе интервью каждый из опрошенных кандидатов может присваивать себе результат проекта, и в конечном итоге крайне затруднительно бывает определить, кто из респондентов действительно повлиял на успех и достоин высокой оценки.

Некоторые ассессоры разрешают свои сомнения в пользу кандидатов, спрашивая себя, достаточное ли количество вопросов было задано, ознакомились ли интервьюеры со спецификой деятельности респондентов и т.п. Другие оценщики признаются, что сосредотачивают внимание на успешных примерах кандидата, не посвящая достаточное количество вопросов его негативному опыту. Зачастую интервьюер испытывает неловкость от необходимости задавать проясняющие вопросы, что также отражается на качестве итогов проведенного интервью.

В ходе интервью по компетенциям действительно сложнее набрать необходимое количество отрицательных примеров, чем во время Центра Оценки. Для успешного проведения интервью необходимы хорошие навыки интервьюера и соблюдение золотого правила CBI: по каждой компетенции собирать 1 позитивный и 1 негативный пример. «Негативный пример не обязательно должен представлять собой неуспешное поведение человека. Скорее, это те ситуации, в которых ему пришлось прикладывать большое количество усилий. Благодаря этим примерам можно собрать больше информации о том, как проявляются навыки кандидата», – объясняет Екатерина Макушина, ведущий консультант SHL в России.

Маленькие хитрости

Мастерство интервьюера заключается в его готовности и умении задавать неудобные вопросы. Можно расположить респондента к ответу, и не задавая прямых вопросов о негативном рабочем опыте (о том, как ему не удалось проконтролировать задачу, достичь результата и т.д.). Так, можно попросить рассказать о ситуациях, в которых человек чему-либо научился или получил обратную связь, позволившую ему продвинуться в развитии его навыка. Зачастую в таких примерах респондент расскажет о своей ошибке или о моменте, когда он не смог проявить себя эффективно, и необходимо было что-то предпринять, чтобы изменить ситуацию. Можно также расспросить о примерах, когда что-то в работе пошло не так, но человек имел возможность справиться с трудностями: здесь для интервьюера также может появиться много полезной информации.

«Варианты негативного поведения можно найти и в примерах с успешным исходом», – добавляет Юлия Полетаева, Управляющий консультант SHL в России. Нередко респонденты отказываются рассказывать о себе негативные истории, и тогда приходится выискивать негативные примеры в ситуациях, имевших результат. Большую роль здесь играют навыки интервьюера.

Часто начинающие HR сетуют на то, что в ходе интервью по компетенциям им не удалось отследить негативный опыт кандидата. «Специалистам, у которых возникают сомнения в том, собрана ли во время CBI необходимая информация, доступны ли данные в полном объеме, важно помнить о том, что вы не одиноки», – обращает внимание Юлия Полетаева. Время от времени даже опытные интервьюеры продолжают сталкиваться с подобными трудностями. «Это не означает, что метод не работает, или, что он не получается именно у вас. Это побочный эффект, возникающий при применении этого вида интервью».

Выход есть

Как мы уже видим, если у метода существуют ограничения, то обязательно найдутся и способы для эффективной работы с ними. Для успешного проведения интервью по компетенциям, безусловно, большое значение имеет опыт интервьюера, его уверенность и эмоциональный настрой, которые влияют на ответную реакцию кандидата.

Прежде всего, интервьюеру необходимы:

• навык детального исследования ситуации (понимание схемы, которой следует придерживаться во время интервью для успешного сбора и оценки информации),
• навык уточнения и внимание к деталям,
• эмоциональная устойчивость к сопротивлению кандидата.

Эти умения крайне важно тренировать и проявлять в ходе интервью – в противном случае встреча с кандидатом формально будет носить название «интервью по компетенциям», но не принесет желаемого результата. В ходе обучающих семинаров основное внимание и большое количество времени уделяются тренировке навыка задавания уточняющих вопросов. Важно также проработать вступление, которое будет озвучено кандидату перед началом интервью: подготовить человека к тому, что интервьюер будет перебивать его, вести подробные записи и уточнять различные детали. Если кандидат предупрежден о таких особенностях, то сопротивления во время беседы будет меньше.

Дайте себе право на то, чтобы:

• Задавать дополнительные, уточняющие, повторяющиеся вопросы,
• Разобраться до конца, что же происходило в ситуации (не стесняться детальных вопросов),
• Поверить, что кандидат действительно что-то сделал не так,
• Перебивать и возвращать к сути,
• Уточнять, кто такие эти «мы»,
• Выразить сомнения, указать на несопоставимые детали рассказа,
• Не нравиться кандидату,
• Вести записи (!).

Главным пунктом и камнем преткновения во время CBI и Центра Oценки является вопрос ведения записей. Крайне важно дословно и точно зафиксировать разговор с кандидатом, даже если интервью по компетенциям применяется как вспомогательный метод. Если же интервьюирование происходит с целью составления рейтинга сотрудников или кандидатов, то пренебрегать ведением протоколов категорически нельзя. «Когда интервьюер основывается только на своих воспоминаниях, он, конечно, может сохранить общее ощущение от разговора, но перейти на язык поведения и обосновать, что именно ему понравилось, а что – нет, и как кандидат будет действовать в будущем, без ведения записей невозможно», – объясняет Юлия Полетаева. Протокол интервью можно вести в письменном или в аудиоформате (аудиофайл также важно перевести в текстовый формат, чтобы было удобнее вернуться к протоколу и сопоставить данные), если кандидат дает разрешение на аудиозапись.

Не всем интервьюерам легко удается указать респонденту на противоречия в его рассказе. «Важно продумать комфортные формулировки вопросов для прояснения несоответствий в деталях», – обращает внимание Екатерина Макушина. «Именно в ходе исследования таких противоречий порой можно обнаружить неэффективные проявления поведения, которые так трудно собрать. Часто люди не могут привести пример ситуации неуспеха (а в большинстве случаев просто не хотят этого делать). Уточнение несоответствий – тот момент, где рождается истина в вопросе оценки по компетенциям», – добавляет Екатерина.

Чего НЕЛЬЗЯ делать во время проведения CBI:

• Не критикуйте действия кандидата,
• Не отвечайте и не домысливайте за него,
• Не давайте ему рассуждать о том, каким прекрасным мог бы быть мир.

Упрощение процедуры

Помимо лайфхаков, помогающих повысить эффективность CBI, существует несколько способов, которые позволяют существенно упростить процедуру проведения этого метода интервью. Прежде всего, в качестве основы для интервью стоит использовать психометрические инструменты (тесты способностей, личностный и мотивационный опросники). Это существенно упростит и ускорит процесс сбора информации, расставляя приоритеты там, где действительно стоит прояснить определенные моменты.

Далеко не каждая компания может позволить себе дополнить воронку отбора кандидатов 2-часовым интервью по компетенциям. В этом случае стоит выбрать 1-2 наиболее критичных компетенции, которые можно включить в биографическое интервью.

Упростить процедуру организации CBI поможет и разработка гайда с вопросами для интервью. Такое руководство можно подготовить самостоятельно или обратиться за помощью к компании-провайдеру. Наличие гайда существенно сокращает время подготовки к интервью. Также можно добавить в мануал проверочные и оценочные листы, которые помогут ускорить процесс выставления оценок по компетенциям. Кроме того, наличие гайда и оценочных форм удобно с точки зрения организации хранения информации внутри компании.

«Если в компании выбрана конкретная модель проведения CBI (например, модель STAR или CARE), нужно готовить гайд согласно этой модели», – говорит Юлия Полетаева. Вопросы создаются по каждому этапу модели, формируя воронку интервью. «Недостаточно подготовить только открывающие вопросы о позитивных и негативных примерах рабочих ситуаций: важно разработать и уточняющие вопросы».

При проведении большого проекта упрощению процедуры CBI будет способствовать организация калибровки всех ассессоров. «Это крайне важный этап, который нельзя пропускать», – обращает внимание Екатерина Макушина. Калибровку можно проводить в онлайн-формате, привлекая внутреннего модератора, ее продолжительность составит 2-3 часа. Помимо калибровки возможно также совместное обучение интервьюеров с целью повысить навыки одних ассессоров до уровня других.

Существует 2 варианта организации калибровки:

1)      По модели компетенций. Это совместное обсуждение модели до начала проекта, посвященное тому, как правильно понимать модель, и что именно предстоит оценивать. Это обязательный момент и в случае, когда модель не востребована в компании, и когда модель активно используется, но оценщики не интегрируются друг с другом (каждый из них может понимать индикаторы по-своему, и в результате разночтения отразятся на результатах оценки и рейтинге кандидатов).

2)      По критериям выставления оценок. Интеграция происходит уже после первых проведенных интервью в рамках большого проекта. Кандидатов анализируют по всем критериям через конкретные примеры: каждый ассессор делится информацией по кандидатам, а затем происходит совместная классификация поведения по модели компетенций. Такая калибровка также позволяет сделать рейтинг более объективным.

Еще один способ упростить работу по проведению интервью по компетенциям – вести аудиозапись и делать ее автоматическую расшифровку (при этом важно запросить разрешение на запись разговора у участника интервью). Специалистам, регулярно проводящим интервью по компетенциям, рекомендуется также освоить метод «слепой печати»: это поможет записывать разговор, а также обрабатывать информацию в электронном виде, не обременяя себя дополнительной письменной работой и оптимизируя вопрос хранения информации.

CBI для повышения качества оценки

Проведение процедуры интервью по компетенциям в полном объеме не всегда возможно и необходимо. Вместе с тем можно использовать отдельные его элементы с целью повысить качество различных оценочных процедур, связанных с наймом персонала и реализацией других HR-задач. Например, добавляя элементы CBI, можно получить более детальную информацию по личностным особенностям и навыкам кандидата в ходе биографического интервью. «Перед началом интервью в резюме кандидата важно выявить моменты, которые вызывают сомнения или кажутся критичными. Затем, проводя биографическое интервью, обращайте внимание на эти моменты, добавляя в интервью соответствующие вопросы о поведении кандидата и не забывая про уточняющие вопросы», – объясняет Екатерина Макушина.

Навыки интервьюирования (соблюдение стадий сбора информации по конкретному примеру, умение прояснять необходимые детали и т.д.) и подготовки оценочного заключения, полученные в ходе детального обучения процедуре CBI, становятся более разнообразными, что в целом способствует повышению качества проведения оценочных процедур через получение более развернутой и объективной информации о кандидатах.

Статья "Интервью по компетенциям (CBI): возможности и способы применения"

Подробнее о семинаре Интервью по компетенциям (CBI) >>

«Интервью по компетенциям как дополнение к биографическому интервью» >>

Видеозапись вебинара "Интервью по компетенциям: возможности vs ограничения" >>

Пишите, мы рады ответить на любые вопросы!